Répondre à un appel d'offres public au Québec, étape par étape

Un appel d'offres public suit un ordre que le règlement fixe en bonne partie : l'avis, les documents, les addenda, le dépôt, puis la décision de l'organisme. Chaque étape a ses règles, et une soumission peut se perdre à chacune, avant même que les prix soient comparés.

Ce guide les reprend dans l'ordre, avec pour chacune ce qu'il faut savoir et l'article qui l'explique en détail. Les règles citées sont celles du Règlement sur les contrats de travaux de construction des organismes publics ; les règlements sur les contrats de services, d'approvisionnement et de technologies de l'information prévoient des règles équivalentes, mais non identiques. Lisez celui qui s'applique à votre contrat.

1. Trouver l'avis

Au Québec, les organismes publics publient leurs appels d'offres au SEAO, le système électronique d'appel d'offres du gouvernement. C'est la seule fenêtre officielle : l'avis, les documents et les addenda y passent tous. Les avis fédéraux d'AchatsCanada et ceux des municipalités ontariennes se cherchent ailleurs, chacun sur son site.

Dans Offra, une recherche sauvegardée vous prévient par courriel des nouveaux avis de votre métier, au SEAO comme sur les autres sources. Ce que chacun fait est dans ce que le SEAO fait, et ce qu'Offra ajoute.

2. Lire l'avis

Le contenu d'un avis est fixé par règlement : l'organisme, la description des travaux, la garantie de soumission exigée, l'accord intergouvernemental qui s'applique ou non, la date et l'heure limites, la date limite des plaintes.

Trois mentions décident si l'avis vous concerne. L'accord intergouvernemental dit qui a le droit de soumissionner. La date limite donne votre délai : au moins 15 jours à compter de la diffusion de l'avis. La date limite des plaintes est la dernière occasion de contester une exigence qui vous paraît écrite pour un concurrent. Le détail est dans comment lire un avis du SEAO.

3. Vérifier que l'entreprise est admissible

Avant les documents, l'entreprise. Pour soumissionner, elle doit avoir les licences, autorisations et attestations nécessaires, comme la licence de la Régie du bâtiment, l'attestation de Revenu Québec ou l'autorisation de l'Autorité des marchés publics lorsqu'elle est requise. Elle doit aussi avoir un établissement au Québec, ou dans un territoire visé par un accord applicable.

Ces pièces s'obtiennent en semaines, pas en heures, et une entreprise inadmissible n'avait pas le droit de déposer : aucune correction n'est possible le jour du dépôt. Voir pourquoi une soumission est rejetée. Pour une entreprise de l'extérieur du Québec, tout tient au seuil du contrat et à l'accord qui s'applique : Bidding on Quebec public tenders from outside Quebec, en anglais.

4. Obtenir les documents au SEAO

Les documents d'appel d'offres et leurs addenda ne s'obtiennent que par le SEAO. Un jeu de plans reçu par courriel d'un client ou d'un sous-traitant n'est pas la version contre laquelle votre soumission sera jugée, et personne n'est tenu de vous transmettre l'addenda publié la semaine suivante. Prenez les documents au SEAO : c'est ce qui vous fait recevoir les addenda.

5. Décider : y aller ou passer

Préparer une soumission coûte des jours. Avant d'y mettre l'équipe, trois questions ont souvent déjà une réponse dans les contrats publiés : le prix attendu, la concurrence probable, et qui détient le contrat aujourd'hui.

Sur les appels d'offres ouverts, environ un sur six n'attire qu'une seule soumission. Le fournisseur sortant gagne plus souvent que les autres, mais de peu : environ quatre points. La méthode est dans avant de soumissionner : ce que les données publiques savent déjà, et les chiffres de votre région dans le marché, région par région.

6. Lire les documents et dresser la liste des pièces

Le règlement oblige l'organisme à donner, dans ses documents, la liste des documents et des pièces exigés. Cette liste est la vraie table des matières de votre dépôt. Il faut aussi lire les conditions de conformité, et pas seulement le devis : certaines y sont désignées comme entraînant le rejet automatique, et celles-là sont propres à chaque appel d'offres.

Une seule phrase peut décider du sort d'une soumission, même la moins chère : la phrase qui coûte le contrat raconte quatre affaires réelles. C'est aussi le travail que fait la matrice de conformité d'Offra : chaque exigence, avec la phrase d'où elle vient.

7. Poser vos questions, et suivre les addenda

Une demande de précision se pose tôt. L'organisme peut se réserver le droit de ne pas considérer une question reçue 5 jours ouvrables ou moins avant la date limite, s'il l'a écrit dans ses documents.

Un addenda modifie les documents. S'il touche les prix, il doit être transmis au moins 7 jours avant la date limite, sinon la date recule. Une modification faite 3 jours ou moins avant la date limite la reporte d'au moins 3 jours. Une soumission déposée sur une version périmée des documents n'est pas moins bonne : elle est non conforme. Voir addenda et dates limites.

8. Fixer le prix

Le prix est le vôtre. Sur les appels d'offres où le SEAO publie les prix de chaque soumission, la moins chère l'emporte environ neuf fois sur dix. En construction, un appel sur trois se joue à moins de 5 % entre les deux plus bas. Un prix anormalement bas relève d'un régime à part : les documents doivent prévoir qu'une telle soumission est rejetée.

Les mesures, par type de contrat, sont dans How much competition to expect on a Quebec public tender, en anglais.

9. Relire et déposer

Le rejet automatique est une liste fermée, écrite au règlement : le dépôt après la date et l'heure limites ; l'absence d'une garantie exigée ou de sa signature ; l'absence du document d'engagement ou du document de prix ; une soumission électronique qui ne passe pas par le SEAO ou qui est illisible ; et toute autre condition que les documents désignent comme entraînant le rejet automatique. Plusieurs soumissions pour un même appel d'offres les font rejeter toutes.

Une soumission électronique se dépose par le SEAO seulement. Si son intégrité n'est pas constatée, l'organisme envoie un avis de défaut, et vous avez 2 jours ouvrables pour corriger. Ce n'est pas le moment de déposer à la dernière minute et de fermer le portable.

10. Après la fermeture

La décision prend un peu plus de trois semaines en médiane, et une fois sur dix plus de deux mois. Environ un appel d'offres ouvert sur vingt est annulé alors que des soumissions ont déjà été déposées. Et quand la soumission la moins chère perd, c'est le plus souvent qu'elle avait été écartée : l'entreprise n'était pas admissible, ou la soumission n'était pas conforme. Les chiffres sont dans après la fermeture des soumissions.

Où Offra intervient

Offra suit ce même ordre : les avis ouverts de plusieurs sources dans une même recherche, le verdict y aller ou passer sur un avis du SEAO, l'analyse des documents exigence par exigence, les tâches que votre équipe se partage, et la révision avant le dépôt. Le prix reste le vôtre, et c'est vous qui déposez. Votre première soumission est offerte.

En bref

• Trouver l'avis au SEAO, la seule fenêtre officielle des organismes publics du Québec.
• Lire l'avis : l'accord applicable, la date limite et la date limite des plaintes décident s'il vous concerne.
• Vérifier l'admissibilité de l'entreprise avant tout : licences, attestations, établissement.
• Prendre les documents au SEAO, pour recevoir les addenda.
• Décider d'y aller ou de passer, avec le prix attendu, la concurrence probable et le titulaire actuel.
• Dresser la liste des pièces exigées et des conditions de rejet automatique.
• Poser ses questions tôt et lire chaque addenda.
• Fixer son prix ; un prix anormalement bas relève d'un régime de rejet à part.
• Déposer par le SEAO, avant l'heure, et lire un éventuel avis de défaut.
• Après la fermeture, compter environ trois semaines, parfois bien plus.