Les documents à produire pour un appel d'offres public : la liste 2026, seuil par seuil

Une soumission publique, ce n'est pas un document. C'est une pile : des formulaires à remplir, des pièces à fournir, des documents qu'un tiers doit émettre pour vous. Dans les soumissions de plus de 300 pages que j'ai montées, la plupart au SEAO, ce n'est jamais le gros document technique qui m'inquiétait. C'était la petite pièce qu'on découvre le dernier jour, et qui ne s'obtient pas en un jour.

Voici la liste, en deux parties : ce que l'entreprise doit avoir avant même de lire l'appel d'offres, et ce que la soumission doit contenir. Avec, pour chacune, le seuil à partir duquel elle s'applique.

La vraie liste est dans les documents de l'appel d'offres

Commençons par la règle qui prime sur cet article. Le règlement oblige l'organisme à indiquer, dans ses documents, la liste des documents et des autres pièces exigés des soumissionnaires, et les conditions de conformité — dont celles qui entraînent le rejet automatique. Cette liste est la table des matières de votre dépôt.

Ce qui suit est ce qu'on y trouve le plus souvent, et ce que la loi exige sans qu'on ait besoin de vous le rappeler. Ce n'est pas un substitut à la lecture des instructions aux soumissionnaires de l'appel d'offres devant vous.

Avant l'appel d'offres : ce que l'entreprise doit avoir

Ces pièces relèvent de l'admissibilité. Une entreprise qui ne les a pas n'avait pas le droit de déposer : aucune correction n'est possible le jour du dépôt. Elles se préparent à l'avance, une fois, et se tiennent à jour.

L'attestation de Revenu Québec — dès 25 000 $

Pour un contrat d'un organisme public de 25 000 $ ou plus — travaux de construction, services ou approvisionnement —, l'entreprise doit détenir une attestation valide de Revenu Québec. Pour un organisme municipal, l'obligation vise les contrats de travaux de construction de 25 000 $ ou plus.

Deux règles de date, souvent mal comprises :

• l'attestation est valide **jusqu'à la fin de la période de 3 mois qui suit le

mois où elle a été délivrée** — au plus quatre mois, donc;

• elle ne doit pas avoir été délivrée après la date et l'heure limites de

réception des soumissions.

Elle se demande à Revenu Québec; le code d'accès clicSÉQUR de l'entreprise sert tout au long des démarches pour un contrat public. Si vous répondez souvent, la question n'est pas de l'obtenir, c'est de ne pas la laisser expirer entre deux dépôts.

L'autorisation de contracter de l'AMP — dès 1 M$ ou 5 M$

L'Autorité des marchés publics doit avoir autorisé l'entreprise pour tout contrat ou sous-contrat public :

• de travaux de construction ou de partenariat public-privé de **5 M$ ou

plus**;

• de services de 1 M$ ou plus.

Les options et renouvellements comptent dans le montant. L'autorisation doit être détenue à la date du dépôt de la soumission — pas à l'adjudication —, et, dans un consortium, chaque entreprise qui le compose doit l'avoir.

C'est souvent la plus longue à obtenir : en 2024-2025, l'AMP a mis 50 jours en moyenne à traiter une demande. Elle exige des états financiers audités ou, au minimum, une mission d'examen; un avis au lecteur n'est pas accepté. Depuis le 2 avril 2026, l'autorisation n'expire plus, mais l'entreprise doit en faire la mise à jour annuelle : sans elle, l'autorisation est suspendue d'office.

La licence de la Régie du bâtiment — en construction

Pour des travaux de construction, l'entrepreneur doit détenir une licence de la Régie du bâtiment du Québec valide, avec les sous-catégories que les travaux exigent. Une licence restreinte interdit de soumissionner sur un contrat public ou d'en conclure un de gré à gré.

Ne pas être inscrit au RENA

Une entreprise inscrite au Registre des entreprises non admissibles aux contrats publics, tenu par l'AMP, ne peut ni soumissionner, ni conclure un contrat public, ni un sous-contrat public, pendant la durée de son inadmissibilité — en général cinq ans. L'entrepreneur doit aussi vérifier que ses propres sous-traitants n'y sont pas.

La francisation — dès 25 employés

Depuis le 1er juin 2025, une entreprise qui emploie 25 personnes ou plus au Québec doit respecter ses obligations de francisation auprès de l'Office québécois de la langue française pour obtenir un contrat de l'Administration, organismes municipaux compris. Le seuil était de 50 employés auparavant.

L'égalité en emploi — plus de 100 employés, dès 100 000 $

Pour un contrat d'approvisionnement ou de services de 100 000 $ ou plus avec un ministère ou un organisme budgétaire, une entreprise du Québec de plus de 100 employés doit s'être engagée à implanter un programme d'accès à l'égalité (le Programme d'obligation contractuelle – Égalité en emploi).

Un établissement

Enfin, l'entreprise doit avoir un établissement où elle exerce ses activités de façon permanente, au Québec ou dans un territoire visé par un accord applicable.

Pour cet appel d'offres : ce que la soumission doit contenir

Ces pièces relèvent de la conformité. Elles se préparent pour chaque appel d'offres, et plusieurs ont un poids particulier : leur absence entraîne le rejet automatique, sans appréciation possible.

Le formulaire de soumission et le document de prix

Le document qui constate votre engagement — le formulaire de soumission — et le document relatif au prix soumis, souvent un bordereau. Leur absence est un motif de rejet automatique; sur papier, l'absence d'une signature requise aussi. Tous les addenda publiés doivent avoir été pris en compte; si le formulaire demande de les inscrire, faites-le.

La garantie de soumission — obligatoire dès 2 M$ en construction

Pour un contrat de travaux de construction d'un organisme public, la garantie de soumission est obligatoire lorsque le montant estimé est de 2 000 000 $ ou plus, depuis le 20 mars 2025. En dessous, l'organisme décide selon le montant, la complexité et la durée des travaux, et l'avis vous le dit.

Quand elle est exigée :

• son absence, ou l'absence de signature sur elle, entraîne le **rejet

automatique**;

• une garantie qui ne respecte pas la forme ou les conditions exigées peut être

rejetée — c'est devenu une décision de l'organisme, plus un automatisme.

Une caution s'obtient d'un tiers, pour cet appel d'offres-là. Prévoyez le délai.

La déclaration concernant le lobbyisme

Pour les organismes publics, le formulaire de déclaration concernant les activités de lobbyisme est joint à toutes les soumissions, qu'il y ait eu lobbyisme ou non. Il est inclus dans les documents de l'appel d'offres. Plusieurs organismes municipaux exigent une déclaration semblable en vertu de leur règlement de gestion contractuelle.

Tout ce que l'appel d'offres ajoute

Le reste dépend de l'appel d'offres : attestations d'assurance, expérience et références, curriculum vitæ, fiches techniques, échantillons, résolution autorisant le signataire. Et surtout, toute autre condition que les documents désignent expressément comme entraînant le rejet automatique : c'est le motif le plus ouvert de la liste, et le seul qu'aucun article ne peut vous énumérer d'avance.

Remplir, fournir, obtenir

Une liste de pièces ne dit pas encore le travail qu'elle représente. Ce qui distingue une soumission tranquille d'une course la veille du dépôt, c'est de savoir tôt ce que chaque pièce demande :

• à remplir : un formulaire fourni par l'appel d'offres;
• à partir d'un modèle : un modèle fourni, à rédiger;
• à créer : un document à rédiger sans modèle;
• à fournir : une pièce que vous détenez déjà — licence, assurance, attestation

à jour;

• à obtenir : une pièce qu'un tiers doit émettre pour cette soumission — la

caution, une attestation, un rapport de laboratoire.

La dernière catégorie est celle qui prend du temps, parce qu'elle ne dépend pas de vous. C'est par elle qu'il faut commencer.

Où Offra intervient, et où il s'arrête

J'ai créé Offra pour cette pile-là : c'est l'outil que j'aurais voulu avoir.

• Vous déposez les documents de l'appel d'offres. Offra en tire la liste des

documents à produire, fusionnée sur tous les fichiers qui en parlent, et range chacun dans l'une des cinq catégories ci-dessus, avec la clause d'où il vient (analyse des documents).

• Chaque document devient une tâche, à laquelle vous donnez un responsable

(gestion des soumissions).

• Avant le dépôt, votre soumission est relue contre les exigences et votre

profil; chaque écart relevé arrive avec sa correction (révision de la soumission).

Ce qu'Offra ne fait pas : il n'obtient pas vos attestations ni votre caution, il ne dépose pas la soumission à votre place, et il ne certifie pas qu'elle est conforme. C'est l'organisme qui en décide.

En bref

• La liste qui fait foi est celle des documents de l'appel d'offres.
• Avant l'appel d'offres : attestation de Revenu Québec (25 000 $), autorisation de

l'AMP (1 M$ en services, 5 M$ en construction; 50 jours en moyenne), licence RBQ, pas d'inscription au RENA, francisation dès 25 employés.

• Pour la soumission : formulaire et document de prix, garantie de soumission

(obligatoire dès 2 M$ en construction), déclaration sur le lobbyisme, et tout ce que l'appel d'offres ajoute.

• Commencez par ce qu'un tiers doit émettre.

Pour la suite : pourquoi une soumission est rejetée, et toutes les étapes dans répondre à un appel d'offres public au Québec.

Sources

• Loi sur les contrats des organismes publics, art. 21.5.5 (RENA), 21.17 et 21.18 (autorisation de l'AMP), 21.40 (mise à jour annuelle)
• Règlement sur les contrats de travaux de construction des organismes publics, art. 5, 6, 7, 7.0.2, 11, 40.1 et 40.3
• Règlement sur les contrats de services des organismes publics, art. 47 à 50.1
• Autorité des marchés publics — seuils et catégories de contrats, obtenir une autorisation, autorisation de contracter et rapport annuel 2024-2025
• Gouvernement du Québec — exigences pour obtenir un contrat public
• MAMH — intégrité des contrats municipaux
• MAMH — Muni-Express sur la francisation
• Régie du bâtiment du Québec — licences restreintes

Vérifié le 7 octobre 2026

Les seuils et les règles ci-dessus sont ceux en vigueur à cette date, d'après les textes consolidés à jour au 10 septembre 2026. Ils changent : vérifiez-les, et surtout les documents de l'appel d'offres, avant chaque dépôt.