Quoi de neuf dans Offra : l'analyse en un clic, des réponses rédigées, des dates qui suivent l'avis

Presque tout ce qui a changé dans Offra cette semaine tient en une idée : moins d'étapes entre l'avis et le dépôt. La décision se prend sur la page de l'avis. Une tâche à rédiger s'ouvre sur une réponse déjà écrite. Une date reportée se reporte partout où elle apparaît. Voici ce qui a changé, où le trouver, et ce que chaque changement ne fait pas.

La page d'un appel d'offres, refaite

L'onglet « Avis » s'ouvre maintenant sur la décision : « Décision : soumissionner ou non ». Sur un forfait payant, le verdict y figure avec ses cinq facteurs. Une fois l'analyse faite, s'y ajoutent les chances mesurées et les trois premières choses à faire.

Le rapport tient désormais en cinq onglets : Avis, Concurrents, Client et références, Prix et Méthode, plus « Résultat » quand le contrat est adjugé. Les anciens onglets Résumé, Vos chances, Mon entreprise, Le client et Vos documents de cette page disparaissent. Les fichiers d'un appel d'offres se déposent maintenant dans la soumission.

L'analyse se lance d'un clic, avec « Analyser cet appel d'offres », et elle est incluse dans les forfaits payants : il n'y a plus de compteur de rapports. La page autonome du rapport et l'achat d'un rapport à l'unité sont retirés. L'analyse vit maintenant sur la page de l'appel d'offres, là où la décision se prend.

« Client et références » est un nouvel onglet. Il répond à trois questions :

• Quels contrats que vous avez remportés mettre en avant, classés selon ce qu'ils ont en commun avec cet appel d'offres.
• Ce que vous avez déjà soumis chez ce client, et contre qui.
• Les concours de ce client depuis cinq ans, avec la liste complète des soumissionnaires et votre place.

Il ne compte que les contrats publiés au SEAO, et il demande que votre entreprise soit associée à votre compte. Les projets privés n'y figurent pas.

L'onglet « Prix » commence par les prix publiés. L'estimation de prix n'est plus affichée que là, repliée sous « Estimation expérimentale du modèle ».

Enfin, « Soumissionner » et le lien vers l'avis original sont regroupés dans le panneau de l'onglet Avis, avec les échéances. Ouvrir une soumission ne consomme rien : elle ne compte qu'au moment où vous déposez des documents pour lancer l'analyse.

Une réponse rédigée pour chaque tâche

Sur une tâche à rédiger, le bouton « Générer une réponse » écrit la réponse dès le premier clic. Elle s'affiche à gauche. À droite, une conversation permet de la retravailler. Le bouton devient ensuite « Voir la réponse ».

La réponse laisse des espaces entre crochets, comme [NOM DU CHARGÉ DE PROJET], pour ce que vous seul pouvez fournir. Ils sont surlignés et comptés, et un clic sur l'un d'eux lance sa saisie. Le prix reste le vôtre : un montant qui ne se trouve ni dans les documents de l'appel d'offres ni dans vos propres messages est remplacé par [MONTANT À DÉTERMINER].

Une réponse copiée se colle dans Word avec ses titres, ses listes et ses tableaux. Le bouton n'apparaît que sur les tâches qui demandent un texte, pas sur celles où il faut signer, joindre une pièce, payer ou assister à une visite. Il fait partie du forfait Business, et de la première soumission offerte.

L'onglet « Tâches » est maintenant organisé par document : la liste des documents à produire, puis une page par document. Ses tâches y sont regroupées en « À corriger », « À compléter » et « Complétées ». Une tâche s'ouvre à côté des autres tâches de son document, et on passe de l'une à la suivante sans revenir à la liste.

Vous pouvez assigner une tâche, un document entier ou toute la soumission. Le responsable d'un document hérite de ses tâches que personne ne tient encore, sans toucher à celles que vous avez assignées à la main. Les courriels d'assignation sont regroupés par soumission, et se désactivent dans vos préférences, sous « Tâches qui vous sont assignées ». Un nouvel onglet « Historique » montre qui a fait quoi, jour par jour.

Dans l'onglet « Intelligence », le verdict reste celui qui a été calculé, jusqu'à ce que vous cliquiez sur « Régénérer ». L'onglet affiche sa date de calcul et signale quand la soumission a changé depuis.

Des dates qui suivent l'avis

Au SEAO, un addenda qui reporte la date de clôture est fréquent. Après un report, Offra affichait parfois la date d'origine, et un appel d'offres encore ouvert pouvait passer pour fermé et sortir du fil. Le fil, la page de l'avis et l'analyse prennent maintenant la date de clôture que le SEAO publie, le jour même du report.

Les addenda sont comptés comme des addenda, et non comme des fichiers : un addenda publié en plusieurs fichiers compte pour un. Leur nombre s'affiche dans le fil, à côté du compte à rebours.

Les soumissions ouvertes à partir d'AchatsCanada, de Toronto ou de bids&tenders sont maintenant suivies, et non plus seulement celles du SEAO. Quand la date de clôture bouge, les dates de la soumission bougent avec elle : les comptes à rebours et le rappel de clôture suivent la nouvelle date. Le panneau « Suivi de l'avis », dans le résumé de la soumission, montre la clôture en vigueur, les addenda, un éventuel retrait et chaque changement détecté. La cloche le signale, et la personne qui a ouvert la soumission reçoit un courriel quand la date change ou que l'appel d'offres est annulé.

Ce suivi a ses limites. Chaque portail est relu à son propre rythme, de toutes les deux heures à une fois par jour, et le panneau l'indique. Seul le SEAO permet de savoir automatiquement si vous avez remporté le contrat. Et un nouvel addenda n'est pas réanalysé de lui-même.

Sur la page « Dates clés », un même événement cité par deux documents n'apparaît plus qu'une fois, avec chacune de ses sources. L'heure s'affiche aussi : 13 h 30, et non plus la date seule.

Les avis de bids&tenders affichent maintenant la date limite des questions, avec son compte à rebours, les accords de libéralisation applicables et un bloc « Détails publiés » : numéro et type d'appel d'offres, mode et langue de dépôt, ouverture publique. Ces valeurs sont celles du portail, telles qu'il les publie. Le lien « Voir l'avis original » est aussi revenu pour les comptes gratuits, sur de nombreux avis d'AchatsCanada et de bids&tenders.

Un fil trié par pertinence

Le tri « Pertinence » classe maintenant la pertinence avant l'état d'un avis. Les avis dans vos métiers ne sont plus noyés sous des aperçus d'autres métiers ou sous des avis « Hors de vos métiers ». Un avis qui ferme dans moins de trois jours passe sous ceux qui vous laissent le temps de préparer une soumission.

Pour un nouveau client, Offra lit, à la fin de l'accueil, le site web de l'entreprise, sa description et le titre des appels d'offres où elle a soumissionné, et en tire ses sous-métiers et jusqu'à douze spécialités. Elles s'affichent dans le profil de l'entreprise, sous « Spécialités repérées automatiquement ». Vous pouvez en retirer une, et « Analyser mon site web » relance la lecture. Un avis dans vos métiers qui nomme une de vos spécialités remonte en tête, avec la mention « Votre spécialité : … ». Ces spécialités servent au tri, jamais au verdict.

Une entreprise qui n'a soumissionné qu'une fois au SEAO reçoit maintenant un verdict sur les métiers déclarés dans son profil. Il ne dépasse jamais « Nuancé » et porte la mention « déclaré » partout où il paraît : dans le fil, sur l'avis, dans l'analyse et dans le courriel de recherche sauvegardée.

Les filtres avancés tiennent en sept sections au lieu de treize. Ceux qui portent sur ce que la source publie — région, catégorie, source, date de clôture — sont sur tous les forfaits. Score, concurrence et « Valeur du contrat » sont ceux du forfait Business, et le dernier s'applique maintenant aussi à la liste complète du marché.

Commencer, et s'abonner

L'inscription tient sur un seul écran, et l'accueil sur deux : associez votre entreprise du SEAO, puis vérifiez les métiers cochés d'après vos soumissions. Une entreprise qui n'a jamais soumissionné choisit « Mon entreprise n'a jamais soumissionné », puis indique son nom, sa province et ses métiers.

La première soumission est offerte, et elle l'est maintenant aussi aux entreprises qui n'ont jamais soumissionné. Elle donne toutes les fonctions du forfait Business sur cette soumission, pour vous et jusqu'à dix collègues. Une carte est demandée pour l'activer : vérifiée, jamais débitée. Une par carte, et une par entreprise une fois votre entreprise associée.

La page des tarifs est simplifiée : un compte gratuit et trois forfaits. Comme l'analyse est incluse, les limites des forfaits comptent maintenant des soumissions préparées. Un abonné qui atteint sa limite peut acheter une soumission de plus, facturée sur-le-champ. Son prix figure sur la page des tarifs.

Les taxes (TPS et TVQ) sont calculées au paiement dans l'application. Nos conditions et notre politique de confidentialité ont été réécrites pour le produit tel qu'il est aujourd'hui. Elles prévoient notamment un préavis de soixante jours avant toute hausse de prix.

Soutien et correctifs

• L'assistant d'aide garde vos conversations. Vous pouvez noter une réponse, et une réponse mal notée propose de joindre une personne.
• Un membre qui a quitté un espace de travail peut maintenant supprimer son compte. La suppression échouait auparavant.
• Dans un espace de travail à plusieurs membres, la page du profil d'entreprise s'affichait vide et l'enregistrement ne faisait rien. C'est corrigé.

Sur offra.ca

La page d'accueil a été refaite, et chaque fonction a maintenant sa propre page, réunies sous Fonctionnalités. Le premier bilan des marchés publics du Québec est aussi publié.

Ce qui ne change pas

• Le verdict reste une grille pondérée de cinq facteurs, calculée sur les avis du SEAO.
• L'estimation de prix reste expérimentale, et vos documents ne la déplacent pas.
• Le prix de votre soumission reste le vôtre : une réponse rédigée ne le fixe jamais à votre place.

Pour aller plus loin

• Go/no-go
• Rédaction des réponses
• Gestion des soumissions
• Suivi des avis
• Trouver des appels d'offres
• Tarifs